Com comprovação adequada, gastos do produtor com seu negócio podem ser usados para reduzir o total pago em imposto de renda. Veja dicas.
O sucesso na produção rural depende de conhecimento profundo sobre o que se produz, o local onde se está e o mercado em que se vai atuar – mas não só isso! É preciso também ter domínio sobre aspectos administrativos para garantir que o negócio se mantenha saudável. É o caso da gestão de despesas.
Isso começa com conhecimento sobre quais são as despesas envolvidas na lavoura. “Nós temos despesas intrínsecas e extrínsecas”, explica o contador João Valongo, que comanda o Valongo Escritório Rural e atua há quatro décadas no segmento do agronegócio.
O primeiro grupo é composto pelos gastos diretamente relacionados à produção. Tudo que é investido na formação da cultura, como herbicidas, fungicidas e fertilizantes, é considerado despesa intrínseca. Da mesma forma, a gestão de maquinário agrícola, o que deve incluir a manutenção, e aquelas empenhadas em tecnologias para a otimização dos processos produtivos. “A mão de obra também é despesa intrínseca”, diz Valongo.
“O produtor deve ficar atento ao pagamento de autônomos, pois é devido à contribuição previdenciária patronal quando este for personalíssimo e quando se tratar de prestação de serviço com a utilização de máquinas, equipamentos, veículos”, completa.
Os gastos extrínsecos, por sua vez, são aqueles que se relacionam à manutenção do negócio, mas não necessariamente à produção em si. “Se você tem uma central administrativa, toda despesa com o escritório é uma despesa relacionada ao negócio, mas não à produção”, explica o especialista. Os desembolsos com combustível usado por carros da fazenda ou com a alimentação de trabalhadores integram esse grupo, dentre outros.
Alguns dos principais tipos de despesas são:
Insumos para o plantio: tudo o que é necessário para fazer a produção acontecer.
Ferramentas e maquinário: despesas relacionadas à aquisição e à manutenção de ferramentas e maquinário.
Tecnologia: dispositivos e softwares agrícolas que contribuem para a rotina na fazenda.
Mão de obra: gastos com contratação de pessoal para todos os serviços (o que envolve benefícios e impostos), além daqueles relacionados com a alimentação e o transporte dos trabalhadores.
Administrativas: tudo o que se relaciona à manutenção do negócio, desde insumos para escritório até contas de luz e água, por exemplo.
Gerir essas despesas vai além de fazer o controle financeiro da fazenda e anotá-lo no livro-caixa, seja ele físico ou digital. De um lado, é preciso lançar um olhar cuidadoso e crítico para as despesas para compreender quais são as estratégicas, quais são necessárias para o dia a dia e quais podem ser minimizadas. A partir disso, é possível fazer um planejamento financeiro e fiscal, elencando as prioridades do negócio e os investimentos necessários.
Há inúmeras ferramentas que ajudam os produtores a otimizar processos contábeis para facilitar o planejamento estratégico. Há também os próprios profissionais de contabilidade especializados no segmento, que podem não apenas organizar as contas, mas também contribuir para pensá-las estrategicamente.
De outro, é importante saber usar as despesas “a favor” do produtor, por exemplo, deduzindo-as do imposto de renda. “Tudo o que o produtor gastar intrínseca ou extrinsecamente à atividade dele pode ser dedutível”, afirma Valongo.
Apesar de toda despesa vinculada à produção poder ser dedutível, nem toda de fato é. “O produtor tem que analisar se o gasto realmente está vinculado à sua atividade e se tem os documentos necessários para comprovar aquela operação”, resume o especialista da Agrocontar Hilton Souza.
Conforme o profissional, a principal forma de comprovação é por meio da nota fiscal, que precisa ser emitida contendo os dados do produtor, endereço da propriedade e a inscrição estadual. “Os recibos são aceitos em operações bem específicas, como para o pagamento de autônomos (RPA). “Não basta ter os documentos fiscais, as despesas dedutíveis só poderão ser computadas no livro-caixa quando acontecer o desembolso financeiro”.
Com isso em mente, é preciso atentar-se para não misturar despesas pessoais ou de outras empresas com as da atividade rural. “No caso do combustível, o cupom fiscal precisa estar atrelado ao veículo utilizado na fazenda, sendo obrigatório constar o número do CPF do produtor e a placa do veículo. Na compra de supermercado para quem tem refeitório ou cantina, um único produto que não esteja vinculado à produção pode tirar o direito de contabilizar a nota”, diz Valongo.
Outro ponto de atenção são os financiamentos. “Quando o produtor compra uma máquina financiada, por exemplo, a legislação entende que, no dia em que você adquiriu o financiamento, você pagou o fornecedor à vista”, explica Souza. Assim, todo o valor da máquina pode ser incluído como despesa dedutível no livro-caixa daquele ano, mesmo que o produtor ainda deva muitas parcelas.
À medida que as parcelas são pagas, são os juros que passam a ser considerados despesas e podem, no ato do desembolso financeiro, serem incluídos entre aquelas dedutíveis do livro-caixa.
